Bảo mật dịch thuật

Tại Dịch thuật Sài Gòn (DTSG), chúng tôi hiểu rằng tài liệu của Quý khách hàng không chỉ là những văn bản đơn thuần, mà còn là tài sản trí tuệ, bí mật kinh doanh và thông tin cá nhân quan trọng. Do đó, việc bảo mật thông tin được chúng tôi đặt lên hàng đầu và coi là tôn chỉ hoạt động xuyên suốt.

Dưới đây là các quy định chi tiết về chính sách bảo mật mà DTSG cam kết thực hiện:

1. Phạm vi và Đối tượng áp dụng

Chính sách này áp dụng cho toàn bộ dữ liệu, tài liệu (bản cứng và bản mềm), thông tin trao đổi giữa Khách hàng và DTSG.

Đối tượng áp dụng: Toàn bộ nhân viên chính thức, biên dịch viên, phiên dịch viên, cộng tác viên (Freelancers) và các đối tác liên quan trong quy trình xử lý dự án của DTSG.

Loại tài liệu: Hồ sơ thầu, báo cáo tài chính, hồ sơ bệnh án, tài liệu kỹ thuật, thông tin cá nhân (CCCD, Hộ chiếu), và các văn bản pháp lý khác.

2. Cam kết Ký kết Thỏa thuận Bảo mật (NDA)

Chúng tôi thiết lập một hàng rào pháp lý vững chắc thông qua quy trình NDA (Non-Disclosure Agreement) hai chiều:

Với Khách hàng: DTSG sẵn sàng ký kết hợp đồng bảo mật thông tin (NDA) riêng biệt trước khi nhận tài liệu nếu khách hàng có yêu cầu, đảm bảo chịu trách nhiệm pháp lý hoàn toàn nếu có sự cố rò rỉ thông tin.

Với Nhân sự: 100% Biên dịch viên và nhân viên của DTSG đều bắt buộc phải ký cam kết bảo mật thông tin trọn đời đối với các dự án họ tham gia. Bất kỳ vi phạm nào cũng sẽ bị xử lý kỷ luật nghiêm ngặt và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

3. Quy trình Bảo mật Dữ liệu “Khép kín”

Để đảm bảo an toàn tuyệt đối, DTSG áp dụng quy trình xử lý nghiêm ngặt:

A. Bảo mật về Con người:

Áp dụng nguyên tắc “Need-to-know”: Chỉ những nhân sự trực tiếp tham gia dự án (PM, biên dịch, hiệu đính) mới được cấp quyền truy cập vào tài liệu.

Tuyệt đối không được phép sao chép, in ấn hoặc mang tài liệu ra khỏi hệ thống làm việc của công ty khi chưa có sự cho phép.

Cấm sử dụng các công cụ dịch tự động công cộng (như Google Translate, Bing…) để xử lý các tài liệu mật nhằm tránh lưu vết trên đám mây (Cloud).

B. Bảo mật về Hạ tầng Công nghệ:

Mã hóa dữ liệu: Mọi dữ liệu truyền tải qua Email, Server hoặc hệ thống quản lý dự án (TMS) đều được mã hóa tiêu chuẩn.

Lưu trữ cục bộ: Tài liệu được lưu trữ trên hệ thống máy chủ nội bộ có tường lửa (Firewall) và phần mềm diệt virus bản quyền, ngăn chặn sự xâm nhập từ bên ngoài.

Không sử dụng Wifi công cộng để xử lý hoặc gửi nhận tài liệu dự án.

4. Thời gian Lưu trữ và Hủy tài liệu

Chúng tôi tuân thủ quy trình hủy tài liệu nhằm loại bỏ rủi ro rò rỉ sau khi dự án kết thúc:

Lưu trữ: DTSG sẽ lưu trữ bản sao tài liệu gốc và bản dịch trong vòng 180 ngày (tùy thỏa thuận) sau khi bàn giao để phục vụ công tác chỉnh sửa, bảo hành.

Tiêu hủy: Sau thời gian bảo hành hoặc ngay khi có yêu cầu từ khách hàng bằng văn bản, chúng tôi sẽ tiến hành xóa vĩnh viễn toàn bộ dữ liệu trên hệ thống máy chủ và hủy các bản in (nếu có) bằng máy hủy tài liệu chuyên dụng.

5. Cam kết Trách nhiệm

Trong trường hợp hiếm hoi xảy ra sự cố rò rỉ thông tin được xác định do lỗi từ phía DTSG:

Chúng tôi cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật và bồi thường thiệt hại theo các điều khoản đã ký kết trong Hợp đồng dịch vụ hoặc Thỏa thuận bảo mật (NDA).

Phối hợp chặt chẽ với cơ quan chức năng và khách hàng để khắc phục hậu quả nhanh chóng nhất.

Dịch thuật Sài Gòn – DTSG

Bảo mật tuyệt đối – Chất lượng hàng đầu