Dịch thuật chứng từ Xuất nhập khẩu: Top 10 Uy tín & giá 2026

Trong hoạt động thương mại quốc tế, bộ chứng từ xuất nhập khẩu (Shipping Documents) chính là “chìa khóa” để hàng hóa được thông quan và dòng tiền được thanh toán. Một sai sót nhỏ trong việc dịch tên hàng hóa, mã HS hay điều khoản thanh toán trên Tờ khai hải quan, Hợp đồng hay L/C không chỉ khiến lô hàng bị kẹt tại cảng, phát sinh chi phí lưu kho bãi khổng lồ mà còn có thể dẫn đến việc ngân hàng từ chối thanh toán.

Dịch thuật chứng từ xuất nhập khẩu đòi hỏi biên dịch viên phải có kiến thức tổng hợp về Ngoại thương, Logistics và Luật pháp. Đâu là đơn vị có thể xử lý bộ chứng từ dày cộp trong vòng 24h để bạn kịp làm thủ tục? Bài viết này sẽ giới thiệu Top 10 đơn vị dịch thuật chứng từ xuất nhập khẩu uy tín nhất năm 2026, giúp dòng chảy hàng hóa của bạn luôn thông suốt.

Dịch thuật Chứng từ XNK là gì? Tại sao cần độ chính xác tuyệt đối?

Dịch thuật chứng từ XNK là gì?

Dịch thuật chứng từ xuất nhập khẩu là quá trình chuyển ngữ toàn bộ các giấy tờ liên quan đến lô hàng từ lúc ký kết hợp đồng, vận chuyển, bảo hiểm cho đến khi làm thủ tục hải quan và thanh toán. Ngôn ngữ dịch thuật phải tuân thủ các quy tắc của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) và Hải quan nước sở tại.

Rủi ro khi dịch thuật thiếu chuyên nghiệp

Trong Logistics, sai một ly đi một dặm:

• Rủi ro thông quan: Hải quan yêu cầu sự chính xác tuyệt đối giữa mô tả hàng hóa trên Tờ khai và Chứng từ. Dịch sai tên hàng hoặc công dụng có thể dẫn đến việc áp sai mã HS (HS Code), gây phạt thuế hoặc tịch thu hàng.
• Rủi ro thanh toán (L/C): Trong thanh toán bằng Thư tín dụng (L/C), ngân hàng chỉ thanh toán khi “chứng từ phù hợp” (Complying presentation). Một lỗi chính tả trong bản dịch cũng được coi là “bất hợp lệ” (Discrepancy) và bị từ chối thanh toán.
• Chi phí phát sinh: Hàng kẹt ở cảng chờ sửa bản dịch đồng nghĩa với phí lưu container, lưu bãi (DEM/DET) tăng lên từng giờ.

Các loại chứng từ XNK thường cần dịch thuật

Một bộ chứng từ đầy đủ thường bao gồm các nhóm sau:

• Chứng từ Thương mại: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List).
• Chứng từ Vận tải & Bảo hiểm: Vận đơn (Bill of Lading), Chứng từ bảo hiểm (Insurance Policy).
• Chứng từ Hàng hóa: Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q), Chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary/Health Certificate), MSDS.
• Chứng từ Hải quan: Tờ khai hải quan, Giấy phép xuất nhập khẩu chuyên ngành.

Các tiêu chí vàng để chọn đơn vị dịch thuật XNK

Để đảm bảo hàng hóa “đi đến nơi, về đến chốn”, bạn cần chọn đối tác dựa trên 4 tiêu chí:

1. Am hiểu nghiệp vụ Ngoại thương: Biên dịch viên phải hiểu các thuật ngữ Incoterms (FOB, CIF, EXW…), phương thức thanh toán (T/T, L/C) và các thuật ngữ Logistics chuyên ngành.
2. Tốc độ “Thần tốc”: Đây là yếu tố quan trọng nhất. Đơn vị dịch thuật phải có khả năng xử lý và giao bài trong ngày hoặc trong vài giờ để kịp giờ cắt máng (Closing time) hoặc giờ làm việc của Hải quan.
3. Độ chính xác của con số: Invoice và Packing List chứa hàng nghìn con số về đơn giá, trọng lượng, kích thước. Quy trình soát lỗi số liệu phải cực kỳ nghiêm ngặt.
4. Kinh nghiệm xử lý chứng từ chuyên ngành: Dịch chứng từ nhập khẩu Ô tô sẽ khác hoàn toàn với nhập khẩu Thực phẩm hay Hóa chất.

Dịch thuật Chứng từ XNK: Top 10 uy tín, chất lượng 2026

Danh sách các đơn vị chuyên sâu về Thương mại & Logistics, được sắp xếp theo năng lực xử lý:

TT	Tên Đơn vị	Năng lực & Điểm mạnh Dịch XNK	Khu vực / Liên hệ
1	Dịch thuật Việt – VINATRANS	– Thế mạnh: Hợp đồng ngoại thương, CO/CQ. – Ưu điểm: Am hiểu Incoterms, pháp lý thương mại. – Đánh giá: Chuyên gia cho các lô hàng lớn.	Hotline: 0912.875.885 (Toàn quốc)
2	Dịch Thuật STS	– Thế mạnh: Invoice, Packing List, Tờ khai. – Ưu điểm: Giá rẻ, xử lý nhanh các giấy tờ mẫu. – Đánh giá: Phù hợp doanh nghiệp SME, tiểu ngạch.	Hotline: 0886.773.883 (Toàn quốc)
3	Dịch thuật STS 247	– Thế mạnh: Dịch chứng từ Hỏa tốc (24/7). – Ưu điểm: Giao nhận ngay lập tức để thông quan. – Đánh giá: Cứu tinh khi hàng kẹt cảng.	Hotline: 0947.688.883 (Toàn quốc)
4	Dịch thuật Uy Tín – RTRANS	– Thế mạnh: Chứng từ thanh toán L/C, Bảo hiểm. – Ưu điểm: Độ chính xác tuyệt đối, không sai sót. – Đánh giá: Dành cho các giao dịch ngân hàng.	Hotline: 0912.875.885 (Toàn quốc)
5	Expertrans Global (Hà Nội)	– Thế mạnh: Dự án Logistics đa ngôn ngữ. – Ưu điểm: Quy trình ISO, bảo mật cao. – Nhược điểm: Giá thành cao.	Q. Cầu Giấy, Hà Nội
6	Dịch thuật Số 1 (Hà Nội)	– Thế mạnh: Thương hiệu lâu đời. – Ưu điểm: Dịch đa dạng ngôn ngữ hiếm. – Nhược điểm: Quy trình nhận file khá chặt chẽ.	Q. Ba Đình, Hà Nội
7	Dịch thuật A2Z (Hà Nội)	– Thế mạnh: Mạng lưới rộng, công chứng nhanh. – Ưu điểm: Tiện lợi cho việc nộp hồ sơ hải quan. – Nhược điểm: Cần check kỹ thuật ngữ chuyên ngành.	Hệ thống khắp Hà Nội
8	Dịch thuật Việt Uy Tín (TP.HCM)	– Thế mạnh: Hồ sơ nhập khẩu máy móc, dây chuyền. – Ưu điểm: Đội ngũ kỹ thuật mạnh. – Nhược điểm: Giá dịch vụ phân khúc cao cấp.	Q.10, TP.HCM
9	Dịch thuật Á Châu – Achau Trans	– Thế mạnh: Giấy phép chuyên ngành, kiểm định. – Ưu điểm: Tỉ mỉ, hỗ trợ định dạng lại file. – Nhược điểm: Cần đặt lịch trước mùa cao điểm.	Q.1, TP.HCM
10	Dịch thuật Phú Ngọc Việt (PNVT)	– Thế mạnh: Hợp pháp hóa lãnh sự chứng từ. – Ưu điểm: Mạnh về thủ tục hành chính, giấy tờ. – Nhược điểm: Chuyên sâu giấy tờ hơn tài liệu kỹ thuật.	Bình Thạnh, HCM

Review chi tiết năng lực dịch thuật Chứng từ XNK

1. Dịch thuật Việt – VINATRANS: Chuyên gia Hợp đồng & Pháp lý Thương mại

Trong bộ chứng từ, Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) là văn bản quan trọng nhất, làm cơ sở cho mọi tranh chấp nếu có. VINATRANS là đơn vị hàng đầu chuyên xử lý các hợp đồng mua bán quốc tế phức tạp, các điều khoản về bảo hành, khiếu nại.

Điểm mạnh: Đội ngũ biên dịch am hiểu Luật Thương mại quốc tế và Incoterms 2020. Dịch chuẩn xác các chứng từ C/O, C/Q giúp doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế quan.

Phù hợp cho: Doanh nghiệp XNK lớn, Các lô hàng giá trị cao, Hàng dự án.

Văn phòng dịch thuật VINATRANS chuyên xử lý hợp đồng ngoại thương

“Hợp đồng mua dây chuyền sản xuất từ Đức của bên mình rất phức tạp về điều khoản thanh toán và bảo hành. VINATRANS dịch rất chặt chẽ, không có kẽ hở, giúp sếp mình yên tâm ký kết.”
– Anh Tuấn (Trưởng phòng Mua hàng)

2. Dịch Thuật STS: Giải pháp Kinh tế cho Chứng từ Vận tải

STS là lựa chọn tối ưu cho các chứng từ mang tính liệt kê như Invoice, Packing List, Vận đơn (Bill of Lading). Các tài liệu này thường ít chữ nhưng nhiều số liệu và tên hàng. STS có quy trình xử lý bằng công cụ hỗ trợ giúp đảm bảo độ chính xác và giá thành rẻ.

Điểm mạnh: Tốc độ nhanh, giá tốt. Xử lý tốt các định dạng file PDF, Scan mờ của đối tác nước ngoài gửi về.

Phù hợp cho: Doanh nghiệp SME, Các công ty Forwarder, Khai thuê hải quan.

Văn phòng dịch thuật STS chuyên dịch invoice packing list

“Mỗi lần hàng về là một đống giấy tờ Invoice, PL. Gửi STS làm rất nhanh, sáng gửi chiều lấy, giá lại mềm, giúp bên mình tiết kiệm chi phí làm hàng.”
– Chị Mai (Nhân viên Chứng từ)

3. Dịch thuật STS 247: Dịch vụ Hỏa tốc Thông quan

Hàng đã về cảng nhưng thiếu bản dịch công chứng CO để hưởng thuế ưu đãi? Hay cần bổ sung bản dịch Catalogue để kiểm hóa? STS 247 chuyên “chữa cháy” cho các tình huống này. Họ làm việc 24/7 để cung cấp bản dịch nhanh nhất có thể.

Điểm mạnh: Tốc độ số 1. Giao nhận hồ sơ tận nơi (Cảng, Văn phòng Hải quan). Sẵn sàng chỉnh sửa ngay lập tức nếu Hải quan yêu cầu làm rõ.

Phù hợp cho: Các lô hàng gấp, Hàng dễ hư hỏng (Thực phẩm, Động vật), Tình huống phát sinh tại cảng.

Văn phòng dịch thuật STS 247 dịch chứng từ hỏa tốc

“Chiều thứ 6 Hải quan yêu cầu dịch bản mô tả kỹ thuật máy. STS 247 nhận làm ngay và giao sáng thứ 7 để mình kịp lấy hàng. Không có họ chắc mình mất thêm mấy triệu tiền lưu kho.”
– Anh Nam (Hiện trường)

4. Dịch thuật Uy Tín – RTRANS: Chuyên sâu Thanh toán Quốc tế

Các bộ chứng từ thanh toán L/C đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối từng dấu chấm, dấu phẩy. RTRANS có thế mạnh về dịch thuật tài chính ngân hàng, đảm bảo bộ chứng từ dịch thuật khớp hoàn toàn với yêu cầu của L/C, tránh lỗi bất hợp lệ (Discrepancy).

Điểm mạnh: Tỉ mỉ, cẩn trọng. Am hiểu quy tắc UCP 600 trong thanh toán quốc tế. Dịch chuẩn các chứng từ Bảo hiểm, Kiểm định chất lượng.

Phù hợp cho: Các lô hàng thanh toán L/C, D/P, D/A giá trị lớn.

Văn phòng dịch thuật Uy Tín RTRANS chuyên chứng từ thanh toán quốc tế

“Ngân hàng bắt lỗi chứng từ rất kỹ. RTRANS dịch bộ chứng từ bảo hiểm và kiểm định rất chuẩn, giúp bên mình giải tỏa bộ chứng từ và nhận tiền hàng nhanh chóng.”
– Chị Lan (Kế toán thanh toán)

---

5. Expertrans Global (Hà Nội)

Đối tác của nhiều công ty Logistics đa quốc gia. Cung cấp giải pháp ngôn ngữ toàn diện cho chuỗi cung ứng.

• Năng lực: Dịch thuật đa ngôn ngữ (Trung, Nhật, Hàn, Anh…) phục vụ các thị trường XNK trọng điểm.
• Điểm nhấn: Quy trình ISO, bảo mật thông tin khách hàng.

Địa chỉ thực tế: Số 62, Ngõ 19, Trần Quang Diệu, Đống Đa, Hà Nội.

6. Dịch thuật Số 1 (Hà Nội)

Thương hiệu uy tín, cam kết chất lượng. Phù hợp cho các doanh nghiệp cần dịch chứng từ sang các ngôn ngữ hiếm.

• Năng lực: Đội ngũ biên dịch đông đảo, am hiểu thương mại quốc tế.
• Điểm nhấn: Cam kết hoàn tiền nếu sai sót >10%.

Địa chỉ thực tế: Tầng 4, 30D Kim Mã Thượng, Quận Ba Đình, Hà Nội.

7. Dịch thuật A2Z (Hà Nội)

Hệ thống rộng khắp, phù hợp cho các doanh nghiệp cần dịch nhanh giấy tờ hải quan tại địa phương.

• Năng lực: Xử lý nhanh, giá thành hợp lý cho các chứng từ mẫu.
• Điểm nhấn: Tiện lợi giao dịch trực tiếp.

Địa chỉ thực tế: 12 Nguyễn Phong Sắc, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.

8. Dịch thuật Việt Uy Tín (TP.HCM)

Chuyên gia dịch thuật cho các doanh nghiệp FDI và các dự án nhập khẩu máy móc thiết bị.

• Năng lực: Dịch thuật tài liệu kỹ thuật đi kèm hàng hóa (Catalog, HDSD) để làm thủ tục kiểm hóa.
• Điểm nhấn: Đội ngũ kỹ thuật viên mạnh.

Địa chỉ thực tế: 357 Lê Hồng Phong, Phường 2, Quận 10, TP.HCM.

9. Dịch thuật Á Châu – Achau Trans (TP.HCM)

Đơn vị làm việc tỉ mỉ, hỗ trợ tốt các giấy tờ kiểm định, công bố chất lượng.

• Năng lực: Dịch thuật các chứng nhận Health Certificate, Phytosanitary…
• Điểm nhấn: Hỗ trợ công chứng tư pháp nhanh.

Địa chỉ thực tế: 22A Thạch Thị Thanh, Phường Tân Định, Quận 1, TP.HCM.

10. Dịch thuật Phú Ngọc Việt – PNVT (TP.HCM)

Chuyên về thủ tục hành chính, hỗ trợ tốt trong việc hợp pháp hóa lãnh sự các chứng từ thương mại (CO, CQ).

• Năng lực: Dịch thuật và xử lý hồ sơ pháp lý xuất khẩu.
• Điểm nhấn: Tư vấn thủ tục hành chính liên quan.

Địa chỉ thực tế: 217/2A1 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 17, Quận Bình Thạnh, TP.HCM.

Xem thêm dịch thuật sách hướng dẫn sử dụng

Báo giá dịch thuật Chứng từ XNK tham khảo (2026)

Lưu ý: Các chứng từ XNK thường có mẫu sẵn và lặp lại, giá dịch thường được tính trọn gói theo bộ hoặc theo trang với mức giá ưu đãi.

Ngôn ngữ	Chứng từ mẫu (Invoice, PL, CO) (VNĐ/trang)	Văn bản nhiều chữ (Hợp đồng, Bảo hiểm) (VNĐ/trang A4)
Tiếng Anh	40.000 – 50.000	50.000 – 70.000
Tiếng Trung	60.000 – 80.000	70.000 – 90.000
Tiếng Nhật/Hàn	70.000 – 90.000	85.000 – 110.000
Tiếng Pháp/Đức	80.000 – 100.000	90.000 – 130.000

Câu hỏi thường gặp khi dịch thuật chứng từ XNK

1. Chứng từ xuất nhập khẩu có bắt buộc phải công chứng không?

Tùy trường hợp.

• Với cơ quan Hải quan: Thông thường chỉ cần bản dịch có dấu xác nhận của Công ty dịch thuật hoặc dấu treo của Doanh nghiệp nhập khẩu (tự dịch tự chịu trách nhiệm).
• Với Ngân hàng hoặc làm C/O: Đôi khi yêu cầu Công chứng tư pháp để đảm bảo tính xác thực.
• Với chứng từ nước ngoài (CFS, POA): Cần Hợp pháp hóa lãnh sự rồi mới dịch công chứng.

2. Tôi có file PDF scan mờ, công ty có dịch được không?

Được. Các công ty dịch thuật chuyên nghiệp sử dụng phần mềm OCR để chuyển đổi file ảnh sang văn bản. Tuy nhiên, nếu chữ quá mờ không thể đọc được, họ sẽ đánh dấu [illegible] để đảm bảo tính trung thực. Bạn nên cố gắng xin bản scan rõ nét nhất từ đối tác.

3. Thời gian dịch một bộ chứng từ (Invoice, PL, Bill, CO) mất bao lâu?

Rất nhanh. Một bộ chứng từ tiêu chuẩn thường được hoàn thành trong vòng buổi hoặc trong ngày. Các đơn vị như STS 247 có thể xử lý trong 1-2 tiếng để hỗ trợ khách hàng thông quan gấp.

4. Dịch sai mã hàng hoặc thông số có được đền bù không?

Các công ty uy tín đều có chính sách bảo hành. Nếu lỗi sai do biên dịch viên khiến khách hàng bị phạt hoặc chậm trễ, công ty dịch thuật sẽ chịu trách nhiệm chỉnh sửa miễn phí ngay lập tức và có thể bồi thường theo thỏa thuận hợp đồng.

5. Biên dịch viên có hiểu về Incoterms và HS Code không?

Có. Các đơn vị chuyên về XNK (như trong danh sách trên) đều sử dụng biên dịch viên có kiến thức về Ngoại thương. Họ hiểu rõ sự khác biệt giữa “Gross Weight” và “Net Weight”, hay trách nhiệm trong các điều kiện FOB, CIF để dịch chính xác ngữ cảnh.

Trên đây là danh sách Top 10 đơn vị Dịch thuật Chứng từ Xuất nhập khẩu uy tín nhất. Trong Logistics, thời gian là vàng. Hãy lựa chọn đối tác dịch thuật tốc độ và chính xác để đảm bảo dòng hàng của bạn luôn thông suốt. Nếu cần tư vấn thêm, vui lòng liên hệ:

Dịch thuật Sài Gòn – DTSG
Hotline: 0912.875.885
Email: info@dichthuatsaigon.vn